Corona-crisis | Vakantieperiode en corona-crisis

Actualiteit | 14 mei 2020

Ga terug naar de overzichtspagina Nieuws rondom de corona-crisis

Veel mensen hebben in de zomerperiode vaak een heerlijke vakantie in het vooruitzicht, gaan er dagjes op uit en laden hun batterij weer op om daarna met frisse energie op de werkvloer te verschijnen. Helaas zullen de zomervakantieplannen van dit jaar naar alle waarschijnlijkheid moeten worden bijgesteld. We weten natuurlijk nu nog niet hoe het in juli en augustus is en wat wel en niet mag, maar de kans is groot dat het anders wordt dan we ons hadden voorgesteld in januari of februari van dit jaar.

Wat betekent dat voor de vakantiedagen van uw medewerkers? Hoe gaat u als werkgever om met het verzetten van vakanties of de vraag om vakantiedagen in te trekken? Mag u uw medewerkers vragen om juist nu vakantiedagen op te nemen? En ook niet onbelangrijk: bent u verplicht om het vakantiegeld op het gebruikelijke moment uit te keren? Wij nemen u mee in 6 aandachtspunten omtrent de vakantieperiode en corona-crisis.

1. Vakantiegeld op een later moment uitbetalen

Laten we eens beginnen met het uitbetalen van het vakantiegeld. De meeste werkgevers keren in mei of juni het vakantiegeld uit aan hun medewerkers en dit bedraagt 8% van het brutoloon, tenzij anders is opgenomen in de cao/arbeidsovereenkomst.

De afgelopen weken is er meerdere malen gesproken over het later betalen van vakantiegeld in deze tijd als een soort ‘laatste redmiddel’. Vakbond FNV komt bedrijven tegemoet die door de coronacrisis in financiële problemen zijn gekomen. Als er betalingsproblemen zijn, kunt u er als werkgever voor kiezen de vakantiebijslag op een later moment of in termijnen te betalen. Dit mag echter alleen als de medewerker hier ook toestemming voor heeft gegeven. Leg dit dan schriftelijk vast, zodat er nooit verwarring over ontstaat.

Als medewerkers hiermee akkoord gaan, bent u er als werkgever natuurlijk nog niet. Uiteindelijk bent u namelijk verplicht om het vakantiegeld te betalen.

Volgens het FNV is de meest voor de hand liggende optie een betalingsregeling met uw medewerkers waarin u voorstelt om het vakantiegeld in termijnen te betalen.

2. Verplicht vakantiedagen opnemen vanwege de coronacrisis mag niet

Er is veel onduidelijkheid over of het toegestaan is om uw medewerkers verplicht vakantiedagen op te laten nemen als er door het coronavirus minder werk is. Het antwoord is eigenlijk heel duidelijk: nee, dat mag niet. Alleen in overleg kan vakantie opgenomen worden.

Natuurlijk kunt u als werkgever wel vragen om vakantiedagen op te nemen, maar daar hoeft een medewerker niet mee akkoord te gaan. Wanneer een medewerker hier duidelijk mee instemt, is het uiteraard prima. Het mag dus niet eenzijdig door de werkgever opgelegd worden.

3. Verplicht laten opnemen van ADV-uren kan wel

Met ADV-uren zit het net wat anders dan met vakantie-uren. Een werkgever kan het namelijk wel verplichten dat een medewerker zijn of haar ADV-uren opneemt als er bijvoorbeeld minder werk is door het coronavirus. De vakantiewetgeving is namelijk niet van toepassing op ADV-uren.

Mits er andere afspraken gemaakt zijn in een cao of arbeidsovereenkomst, mag u als werkgever bepalen wanneer ADV-uren worden opgenomen. Controleer daarom goed welke afspraken er binnen uw bedrijf hierover gemaakt zijn.

4. Het intrekken van een geplande en goedgekeurde vakantie kan alleen in overleg

Misschien is dit nog wel de meest voorkomende vraag in tijden van de coronacrisis: “Ik heb in de zomer drie weken vakantie gepland, maar die gaat nu niet door. Mag ik mijn vakantiedagen intrekken en op een later moment opnemen?”

Een logische vraag vanuit de medewerker, maar een ingeplande en goedgekeurde vakantie mag u als medewerker niet zomaar terugdraaien. Ook als de droomreis van de medewerker helaas niet door kan gaan. Om vakantiedagen in te trekken of te verplaatsen, moet u als werkgever toestemming geven. Juist nu de werkvoorraad mogelijk afneemt, hebt u er belang bij dat vakantiedagen alsnog zoveel mogelijk worden opgenomen, zoals afgesproken was. U wilt immers voorkomen dat iedereen straks, als het leven weer wat normaler wordt, tegelijk vakantie wil opnemen of juist heel veel vakantiedagen meeneemt naar volgend jaar.

Het tegenovergestelde kan ook voorkomen. Dat medewerkers juist nu extra hard nodig zijn, omdat er meer werk is dan voor de coronacrisis. Denk bijvoorbeeld aan de zorg, maar er zijn nog veel meer branches waar dit het geval is. Het kan zo zijn dat u dan juist uw medewerkers graag inzet in de periode dat ze eigenlijk een vakantie gepland hadden. Dan is het ook van belang dat u hierover samen afspraken maakt.

Tip!
Zorg ervoor dat u een overzichtelijke verlofkalender tot uw beschikking hebt, waar alle vakantiedagen van medewerkers genoteerd staan, zodat u bij het verplaatsen van vakanties van uw medewerkers precies ziet wanneer het wel of niet haalbaar is binnen uw bedrijf. Sommige HR- en salarisapplicaties bieden online een handige verlofkalender aan.

Daarnaast is er nog een verschil tussen wettelijke- en bovenwettelijke verlofdagen van een medewerker. Denk aan het vervallen van wettelijke verlofdagen voor 1 juli.

5. Een medewerker zit thuis vanwege een zieke huisgenoot, moet deze medewerker vakantiedagen opnemen?

Natuurlijk kan een medewerker in de situatie komen dat hij of zij zelf niet ziek is, maar een huisgenoot wel. Wat als de huisgenoot symptomen van het coronavirus heeft? Dan zal uw medewerker uit voorzorg ook thuisblijven en dus niet op de werkvloer verschijnen.

Moet de medewerker hier dan vakantiedagen voor opnemen? Ook in dit geval mag u het als werkgever niet verplichten om vakantiedagen op te nemen. Dit is alleen mogelijk bij wederzijdse goedkeuring. Overleg in een situatie als deze met uw medewerker of werkzaamheden volledig of gedeeltelijk vanuit huis verricht kunnen worden. Als dat niet mogelijk is, moet u als werkgever ook het loon van de medewerker gewoon doorbetalen.

6. In gesprek gaan met uw medewerkers

“We moeten dit SAMEN oplossen”, is een uitspraak die we vaak horen in deze tijd. Neem dit ook mee in uw bedrijf. Ga in gesprek met medewerkers en leg ze niks op of geef ze niet het gevoel dat ze geen keuze hebben en dat er niet te praten valt over het opnemen of wijzigen van vakantiedagen.

“We moeten dit SAMEN oplossen”

De beste tip is dan ook: ga om de tafel met uw medewerkers om tot een goede uitkomst te komen. Leef je in uw medewerkers in en overleg wat de beste oplossing voor beide partijen is in deze uitzonderlijke situatie. Uiteraard scheelt het ook per branche wat haalbare mogelijkheden zijn. Neem dit mee in gesprekken.

Vragen / hulp nodig?

Wij van Horlings staan voor u klaar. Neem contact op met uw vaste contactpersoon binnen Horlings. U kunt ook contact opnemen met de Horlings corona helpdesk:

Anne-Marie Dijkhorst (voor arbeidsrechtelijke zaken)
adijkhorst@horlings.nl

Joshua Jung (voor fiscale zaken)
jjung@horlings.nl

Auteur

Joyce Bertens